Kwestionariusz osobowy pracownika 2025: wzór. Jak wypełnić?

Kwestionariusz osobowy to często wymagany dokument przy okazji podpisywania umowy o pracę lub umowy zlecenie. Wypełnia go pracownik lub kandydat do pracy. W kwestionariuszu należy zawrzeć swoje podstawowe dane osobowe i wybrane informacje zawodowe, np. historię zatrudnienia.

W tym artykule wyjaśnię Ci, jak wypełnić kwestionariusz osobowy oraz co na ten temat mówią przepisy. Otrzymasz też dwa wzory kwestionariuszy osobowych do pobrania za darmo (w PDF i DOC): dla pracownika oraz osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

Stwórz CV teraz

Stwórz profesjonalne CV teraz!

NIE

TAK

Przejdź do kreatora CV

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

Kwestionariusz osobowy 2024 — wzory do pobrania za darmo (PDF)

Jak widzisz, te dwa dokumenty nieco się od siebie różnią. 

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest znacznie uproszczony. Zawiera tylko te informacje, których pracodawca wymaga na etapie rekrutacji. Dopiero po zatrudnieniu i spisaniu umowy firma poprosi go o wypełnienie drugiego dokumentu, jakim jest kwestionariusz osobowy dla pracownika, który jest bardziej szczegółowy.

1. Jak wypełnić kwestionariusz osobowy dla pracownika i kandydata?

Kwestionariusz osobowy najczęściej wypełnia się odręcznie (choć zdarzają się też kwestionariusze w wersji elektronicznej). Później pracodawca sam przenosi dane do systemu informatycznego, np. do akt pracowniczych.

Dane osobowe są ważne, dlatego kwestionariusz osobowy należy wypełnić czytelnie (najlepiej drukowanymi literami), używając czarnego lub niebieskiego długopisu. To trochę tak, jak na maturze — ale chodzi o to, by pracodawca nie przekręcił żadnych istotnych informacji.

Jeśli jakieś pole w formularzu Cię nie dotyczy, a w instrukcji nie zaznaczono inaczej, skreśl pytanie albo postaw w tym miejscu poziomą kreskę. Dzięki temu pracownik działu kadr lub księgowości będzie wiedział, że celowo pozostawiłeś je puste, a nie że np. je przeoczyłeś.

W kwestionariuszu osobowym — dla zleceniobiorcy, pracownika lub kandydata — na pewno musisz podać swoje dane osobowe: imię i nazwisko, datę urodzenia i dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail), a w przypadku osoby zatrudnionej również numer PESEL. 

Nie musisz wpisywać takich danych jak imiona rodziców czy dane osoby, która zostanie zawiadomiona w razie wypadku, choć oczywiście możesz to zrobić — to znacznie uprości firmie postępowanie w sytuacjach wyjątkowych.

I jeszcze jedno: jeśli masz zastrzeżenia do któregokolwiek punktu kwestionariusza osobowego, zwróć się do pracodawcy, a on z pewnością Ci pomoże.

Nie musisz mieć doświadczenia w pisaniu CV. W kreatorze CV LiveCareer znajdziesz gotowe treści dla dowolnej branży i stanowiska, które wstawisz w CV jednym kliknięciem.

Stwórz CV teraz

2. Kwestionariusz osobowy w świetle przepisów

Według przepisów pracodawca ma obowiązek prowadzić i bezpiecznie przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Ale prawo nie mówi, w jaki sposób powinien on pozyskiwać niezbędne w tym celu dane — kwestionariusz osobowy to tylko jedna z metod. 

Kodeks pracy w art. 22 stwierdza jedynie, że:

Z przepisów wynika, że kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie może obejmować następujące dane: 

• imię (imiona) i nazwisko kandydata
• datę urodzenia 
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata.

A jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, pracodawca może dodatkowo poprosić o:

• wykształcenie kandydata
• jego kwalifikacje zawodowe
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia — czyli doświadczenie z CV w dużym skrócie (nazwy firm i stanowisk oraz odpowiadające im ramy czasowe).

Natomiast kwestionariusz osobowy dla pracownika jest dłuższy i — poza tym, co wymieniłam wyżej — powinien zawierać też:

• numer PESEL pracownika
• rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość (przy braku numeru PESEL) 
• numer rachunku płatniczego (jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce)
• dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (o ile jest to konieczne do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych, np. pakietu socjalnego)
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeśli wcześniej nie było podstawy do ich żądania — a więc na etapie wypełniania kwestionariusza dla kandydata do pracy).

Ponadto pracownik ma obowiązek aktualizować swoje dane podane w dokumentacji pracowniczej, jeśli dojdzie do jakiejkolwiek zmiany (np. nazwiska po ślubie, dowodu osobistego itd.). Jeśli tego nie zrobi, może nie otrzymać informacji o dochodach albo nie otrzymać świadczeń lub uprawnień pracowniczych.

Co jednak istotne, pracodawca może wymagać tylko danych, których naprawdę potrzebuje. W szczególności nie może on żądać i przetwarzać danych dotyczących życia prywatnego pracownika lub kandydata do pracy, takich jak:

• orientacja seksualna
• stan zdrowia
• wyznanie lub brak wyznania
• stan cywilny i związane z tym plany (ślub, rozwód)
• czy kobieta planuje zajść w ciążę.

Podawanie takich informacji jest zabronione. Pracownik może też odmówić udzielenia innych danych osobowych, które nie wynikają z rzeczywistej potrzeby pracodawcy.

Kwestionariusz osobowy a RODO

Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego z 27 kwietnia 2016, w skrócie RODO, znacznie zaostrza wymogi związane z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych. Odkąd te przepisy weszły w życie, pracodawca w kwestionariuszu osobowym:

• może zażądać adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu
• nie może żądać podania adresu zamieszkania (ale adres do korespondencji jest już dopuszczalny). 

RODO wprowadza też dodatkowe obostrzenia, które nie są bezpośrednio związane z danymi podawanymi w kwestionariuszu osobowym pracownika. Na przykład monitoring w pracy nie może być stosowany jako środek kontroli pracy wykonywanej przez zatrudnionego.

Zobacz też: wzór umowy o pracę.

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

Stwórz list motywacyjny teraz

Przejdź do kreatora listu

Zobacz też wzór listu motywacyjnego dla swojego zawodu.

Wypełniasz kwestionariusz osobowy i masz więcej pytań? Zadaj mi na na forum poniżej, a ja postaram Ci się pomóc.

Jak sprawdzamy treści na LiveCareer?

Nasz zespół sprawdził ten artykuł pod kątem zgodności z procesem redakcyjnym LiveCareer.pl. Dzięki temu porady naszych ekspertów są spójne z aktualnymi standardami i trendami w pisaniu CV oraz listów motywacyjnych. Zaufało nam już ponad 10 milionów kandydatów, którym pomogliśmy zdobyć wymarzoną pracę. Przygotowanie każdego z artykułów jest poprzedzone uważną analizą dostępnych raportów i badań, aby nasze treści odpowiadały na aktualne potrzeby rynku pracy.