Lista obecności pracownika 2025 — wzór PDF i jak wypełnić

Chociaż pewnie nie jesteś już w szkole, firma może wymagać od Ciebie podpisywania listy obecności pracownika. W przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy nie jest to obowiązkowe i skodyfikowane, ale w wielu przedsiębiorstwach nadal funkcjonuje.

W tym artykule znajdziesz wzór listy obecności pracownika, dowiesz się, jak ją wypełnić i jakie dane trzeba w niej podać. Przeczytasz również, jak tę kwestię reguluje polski Kodeks pracy.

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

Stwórz CV teraz

Stwórz profesjonalne CV teraz!

NIE

TAK

Przejdź do kreatora CV

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

1. Na czym polega i jak wygląda lista obecności pracownika? Wzór w PDF

Zgodnie z Kodeksem pracy, prowadzenie listy obecności pracowników zależy od pracodawcy i nie jest obowiązkowe — dlatego też nie ma jednego określonego wzoru i sposobu na jej prowadzenie. Nie należy też mylić jej z ewidencją czasu pracy, która w każdej firmie jest obowiązkowa, a za jej brak pracodawca może ponieść karę (grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł).

Lista obecności pracownika służy po prostu do potwierdzenia jego przybycia na miejsce pracy i godzinę jej rozpoczęcia oraz zakończenia.

Najczęściej więc wystarczy prosta tabela z datami, imionami i nazwiskami pracowników, miejscem na ich podpis oraz imieniem, nazwiskiem i podpisem ich przełożonego, np. taka:

Lista obecności — wzór:

Jeśli potrzebujesz takiego wzoru listy obecności pracownika w PDF, pobierzesz go pod tym linkiem.

Niektórzy pracodawcy prowadzą osobne miesięczne listy obecności dla jednego pracownika. Taki dokument może wyglądać np. w ten sposób:

Wzór — lista obecności pracownika miesięczna

Tak wzór miesięcznej listy obecności pracownika w PDF pobierzesz, klikając w ten link.

Oczywiście obecnie, w dobie cyfryzacji, wielu pracodawców rezygnuje z tradycyjnej, papierowej listy obecności na rzecz rozwiązań elektronicznych. Może być to po prostu wewnętrzny firmowy system, specjalna platforma lub też odbijanie karty przy wejściu do biura, a nawet po prostu zgłoszenie się do przełożonego rano i ustne potwierdzenie przybycia. 

To zresztą z pewnością będzie się dynamicznie zmieniało, wraz z rosnącą popularnością pracy z domu (zwłaszcza podczas pandemii COVID-19), pracy zdalnej i coraz szerszych możliwości zarabiania przez internet. 

Dobre podsumowanie zawodowe w CV potrafi przekonać rekrutera. Nie musisz nic wymyślać od nowa: wybierz podsumowanie napisane przez ekspertów i dostosuj do siebie w kreatorze CV LiveCareer.

Stwórz CV teraz

2. Czy lista obecności pracownika jest potrzebna?

W Polskim Kodeksie pracy, a dokładniej artykule 104(1), możemy przeczytać, że jednym z obowiązków pracodawcy jest przedstawienie wszystkim pracownikom regulaminu funkcjonowania firmy, w tym: przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. 

Sam pewnie przyznasz, że to dość enigmatyczny zapis. Nie nakłada on na pracodawcę obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników — wiemy, że nie robiąc tego, nie poniesie żadnych prawnych konsekwencji.

Z tego prawa wynika również, że to, w jaki sposób prowadzona będzie lista obecności pracowników, zależy tylko i wyłącznie od preferencji pracodawcy. 

Co również istotne ze względu na przepisy RODO, lista obecności pracownika nie powinna zawierać przyczyny nieobecności danego dnia w pracy. Jak sama nazwa wskazuje, służy wyłącznie do potwierdzenia, czy pracownik danego dnia podjął pracę. 

Dlatego też do listy obecności pracowników nie powinny mieć dostępu osoby spoza danej firmy i nieuprawnieni pracownicy. Dla bezpieczeństwa pracodawca powinien przechowywać ją przez 3 lata od rozwiązania umowy o pracę. 

Natomiast jeśli zdecyduje się prowadzić listę obecności, może ona pomóc w rozliczaniu czasu pracy, a co z tym związane — ustalaniu miesięcznego wynagrodzenia, wyliczaniu nadgodzin itp.

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

Stwórz list motywacyjny teraz

Przejdź do kreatora listu

Zobacz też wzór listu motywacyjnego dla swojego zawodu.

Masz jeszcze jakieś pytania o listę obecności pracownika? Zostaw komentarz pod artykułem. Chętnie Ci odpowiem i pomogę. 

Jak sprawdzamy treści na LiveCareer?

Nasz zespół sprawdził ten artykuł pod kątem zgodności z procesem redakcyjnym LiveCareer.pl. Dzięki temu porady naszych ekspertów są spójne z aktualnymi standardami i trendami w pisaniu CV oraz listów motywacyjnych. Zaufało nam już ponad 10 milionów kandydatów, którym pomogliśmy zdobyć wymarzoną pracę. Przygotowanie każdego z artykułów jest poprzedzone uważną analizą dostępnych raportów i badań, aby nasze treści odpowiadały na aktualne potrzeby rynku pracy.