Dokumenty aplikacyjne - co to jest i jak je przygotować?

Dokumenty aplikacyjne to przede wszystkim CV, list motywacyjny oraz podanie o pracę. Każdy z nich zawiera dane osobowe kandydata oraz opis jego doświadczenia i kwalifikacji zawodowych — po to, by mógł dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną i zdobyć pracę. 

W tym artykule wyjaśnię Ci dokładnie, co to są dokumenty aplikacyjne do pracy i czy można je czymś zastąpić. Pokażę Ci też atrakcyjne przykłady dokumentów aplikacyjnych i podpowiem, na co zwrócić uwagę, by zrobić dobre wrażenie na rekruterach.

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

Stwórz CV teraz

Stwórz profesjonalne CV teraz!

NIE

TAK

Przejdź do kreatora CV

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

1. Co to są dokumenty aplikacyjne?

Dokumenty aplikacyjne to takie, które wysyła się do pracodawcy, aplikując do pracy — stąd ich nazwa. Najczęściej są to CV i list motywacyjny. To zwykle za ich pomocą po raz pierwszy kontaktujemy się z rekruterem, a treść i wygląd dokumentów aplikacyjnych mogą zadecydować o tym, czy dostaniemy zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Oczywiście, Twoje dokumenty aplikacyjne nie są dla pracodawcy wyrocznią — bo według badania IBBC Group z 2015 roku aż 81% rekruterów spotkało się z kłamstwami w CV kandydatów do pracy. Dlatego pamiętaj, że informacje, które zawarłeś w swoich dokumentach, zostaną dokładnie zweryfikowane na kolejnych etapach rekrutacji i podczas okresu próbnego.

Do najczęstszych kłamstw w CV należą: sztuczne „wydłużanie” okresów zatrudnienia (np. podawanie tylko lat pracy, a pomijanie miesięcy), zawyżanie umiejętności obsługi programów i wpisywanie do CV zawyżonego poziomu znajomości języka. Niektórzy kandydaci ukrywają przerwy w pracy lub fakt, że tak naprawdę nie skończyli studiów, które są wymagane na danym stanowisku. Jednak takie „naciąganie” faktów nie ma sensu, bo rekruter i tak się o nich dowie — a przez to straci zaufanie do kandydata i raczej go nie zatrudni.

Warto jednak pamiętać, że nie każda praca wymaga napisania CV. Od modeli czy aktorów nie oczekuje się przesłania życiorysu, tylko udziału w castingach. W innych branżach kreatywnych najczęściej zwraca się uwagę na portfolio. A niektóre duże firmy wolą, by kandydat po prostu wypełnił formularz aplikacyjny w internecie.

Nie wiadomo też, jak będzie kształtować się przyszłość tradycyjnych dokumentów aplikacyjnych. Już teraz w branży HR wykorzystuje się sztuczną inteligencję, a badania ekspertów z Oxfordu wskazują, że w ciągu kolejnych 10 lat nawet 700 znanych nam dziś zawodów może zniknąć z rynku pracy.

Jednak na razie w zdecydowanej większości procesów rekrutacyjnych wymaga się od kandydata, by przesłał dokumenty aplikacyjne. Dlatego w dalszej części tego artykułu wyjaśnię Ci, jak to zrobić dobrze.

2. Dokumenty aplikacyjne — przykłady i rodzaje

Obecnie wyróżniamy cztery rodzaje dokumentów aplikacyjnych: CV, tradycyjny życiorys, list motywacyjny i podanie o pracę.

W tym rozdziale omówię pokrótce każdy z nich.

1. Curriculum vitae — podstawowy dokument aplikacyjny

CV, czyli curriculum vitae(z łac. „przebieg życia”), to podstawowy dokument aplikacyjny. To właśnie na CV rekruter patrzy w pierwszej kolejności, analizując, czy kandydat spełnia wymagania na dane stanowisko i porównując go z innymi.

Z uwagi na budowę dokumentu i rozłożenie akcentów możemy wyróżnić CV chronologiczne (najpopularniejsze i najbardziej czytelne) oraz CV funkcjonalne.

Jednak każde dobre CV do rekrutacji w Polsce powinno zawierać:

• profesjonalne zdjęcie do CV
• obecny tytuł zawodowy lub nazwę docelowego stanowiska
• dane osobowe i kontaktowe kandydata
• podsumowanie i cel zawodowy
• listę umiejętności twardych i miękkich
• opis doświadczenia zawodowego
• największe osiągnięcia zawodowe
• opis wykształcenia
• krótki opis zainteresowań
• klauzulę RODO ze zgodą na przetwarzanie danych.

Oto dobry przykład takiego dokumentu aplikacyjnego:

STWÓRZ CV TERAZ

2. Tradycyjny życiorys

Tradycyjny życiorys to dokument wymagany przez niektóre urzędy i instytucje (np. gdy szukasz pracy jako żołnierz w wojsku). Różnica między CV a takim życiorysem jest zasadnicza: ten drugi pokrótce i w zdaniach opisuje kluczowe momenty w życiu kandydata, a swoją budową przypomina podanie lub list.

W takim życiorysie powinny znaleźć się:

• miejscowość i data złożenia dokumentu
• dane osobowe i kontaktowe kandydata
• nagłówek „Życiorys”
• opis życia i kariery kandydata (na 1–2 strony A4)
• jego własnoręczny podpis.

Jednak pamiętaj, że tradycyjny życiorys to dość archaiczny dokument aplikacyjny. W zdecydowanej większości przypadków pracodawca oczekuje od kandydata nowoczesnego CV.

3. List motywacyjny

List motywacyjny to często pomijany, ale bardzo ważny dokument aplikacyjny. Stanowi uzupełnienie CV i podkreśla mocne strony kandydata w nawiązaniu do oferty pracy. W ten sposób przedstawia pracodawcy korzyści, jakie jego firma odniesie z zatrudnienia konkretnej osoby.

Dobry list motywacyjny zawiera:

• miejscowość i datę złożenia dokumentu
• dane osobowe i kontaktowe kandydata
• dane adresata
• wskazanie docelowego stanowiska
• kilka argumentów za zatrudnieniem kandydata (np. opis jego osiągnięć, kwalifikacji zawodowych i pozytywnych cech charakteru)
• rozwinięcie kluczowych informacji z CV.

Przykłady profesjonalnych listów motywacyjnych dla różnych branż i zawodów znajdziesz w naszej zakładce: Wzory listów motywacyjnych.

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

Stwórz list motywacyjny teraz

Przejdź do kreatora listu

Zobacz też wzór listu motywacyjnego dla swojego zawodu.

4. Podanie o pracę

Podanie o pracę to dokument aplikacyjny, który wysyła się, gdy firma obecnie nie prowadzi rekrutacji na dane stanowisko. Zawiera argumenty przemawiające na korzyść zatrudnienia kandydata, dlatego z powodzeniem może zastąpić list motywacyjny. 

Gotowe podanie o pracę zawiera więc następujące elementy:

• miejscowość i data złożenia dokumentu
• dane osobowe i kontaktowe kandydata
• dane adresata
• nagłówek „Podanie o pracę”
• wskazanie docelowego stanowiska
• kilka argumentów za zatrudnieniem kandydata
• prośba o pozytywne rozpatrzenie podania
• lista załączników (np. CV, list polecający, portfolio).

Pod tym linkiem możesz pobrać wzór podania o pracę w PDF.

Już wiesz, jakie są rodzaje dokumentów aplikacyjnych. Teraz wyjaśnię Ci, jak je przygotować, by zrobić dobre wrażenie na pracodawcy.

3. Jak przygotować dokumenty aplikacyjne?

Dobre przygotowanie dokumentów aplikacyjnych jest kluczowe, by zaimponować pracodawcy. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Przede wszystkim — nie rozpisuj się. Dobre dokumenty aplikacyjne powinny być krótkie — 1 strona A4 wystarczy, by przedstawić kluczowe informacje na temat swojej kariery zarówno w CV, jak i w podaniu o pracę lub liście motywacyjnym.

Pamiętaj też, że każdy dokument aplikacyjny powinien nawiązywać do oferty pracy — czyli zawierać słowa kluczowe z ogłoszenia i odpowiadać na potrzeby pracodawcy. Rekruter będzie je bowiem porównywał z opisem stanowiska, na którym jest wakat.

Zadbaj też o estetykę i właściwe formatowanie dokumentów aplikacyjnych. Każdy z nich powinien być napisany czytelną czcionką i podzielony na sekcje (w przypadku CV) lub akapity. Najlepiej stworzyć je na nowoczesnych szablonach. A jeśli wysyłasz więcej niż jeden dokument, spraw, by stanowiły spójną całość (tekstowo i wizualnie). Pomogą Ci w tym profesjonalne programy do pisania CV.

A gdy Twoje dokumenty aplikacyjne będą gotowe, zapisz je i wyślij w formacie PDF — dzięki temu rekruter zobaczy je dokładnie w takiej formie, w jakiej je wysłałeś.

4. Na co jeszcze zwrócić uwagę przed wysłaniem dokumentów aplikacyjnych?

Zanim wyślesz do firmy swoje dokumenty aplikacyjne, sprawdź, czy nie popełniłeś typowych błędów. Literówki, błędy gramatyczne i interpunkcyjne albo używanie ogólników mogą skutecznie zniechęcić pracodawcę do kontaktu z Tobą. Z kolei błąd w Twoim adresie e-mail albo numerze telefonu mogą mu ten kontakt uniemożliwić.

Zwróć również uwagę na kwestie formalne. Pamiętaj, że każde CV do pracy w Polsce powinno zawierać klauzulę ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych i kontaktowych. Możesz ją sformułować dowolnie — chyba że pracodawca w ogłoszeniu poprosił Cię o konkretną treść klauzuli. Jeżeli w takim wypadku go nie posłuchasz, Twoja aplikacja zostanie odrzucona.

A jeśli wysyłasz CV mailem, spraw, by jego treść zachęciła pracodawcę do lektury. Możesz wymienić w nim swoje kluczowe atuty z CV (np. długie doświadczenie i najważniejszy sukces w pracy), a zakończyć go np. w ten sposób:

Piszesz dokumenty aplikacyjne i masz więcej pytań? Zadaj mi je w komentarzu pod tym artykułem — z przyjemnością Ci na nie odpowiem.

Jak sprawdzamy treści na LiveCareer?

Nasz zespół sprawdził ten artykuł pod kątem zgodności z procesem redakcyjnym LiveCareer.pl. Dzięki temu porady naszych ekspertów są spójne z aktualnymi standardami i trendami w pisaniu CV oraz listów motywacyjnych. Zaufało nam już ponad 10 milionów kandydatów, którym pomogliśmy zdobyć wymarzoną pracę. Przygotowanie każdego z artykułów jest poprzedzone uważną analizą dostępnych raportów i badań, aby nasze treści odpowiadały na aktualne potrzeby rynku pracy.