Dear Sir or Madam: czy i kiedy używać zwrotu? Co zamiast?

Dear Sir or Madam — na pewno pamiętasz ten zwrot z lekcji angielskiego w szkole. Pewnie nauczyłeś się, że należy go używać w oficjalnej korespondencji. Ale rynek pracy, w tym pisanie CV, listu motywacyjnego i innych dokumentów aplikacyjnych, rządzi się własnymi prawami i to wyrażanie nie zawsze (spoiler: prawie nigdy) nie jest dobrym wyborem.

Z tego artykułu dowiesz się, co dokładnie znaczy wyrażenie Dear Sir/Madam, kiedy można je stosować i jakich zwrotów grzecznościowych lepiej użyć zamiast niego w liście motywacyjnym i innych oficjalnych dokumentach do pracy.

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

Stwórz list motywacyjny teraz

Przejdź do kreatora listu

Zobacz też wzór listu motywacyjnego dla swojego zawodu.

Dear Sir or Madam — co to znaczy i kiedy używać?

Dear Sir or Madamto po polsku po prostu Szanowny Panie/Pani. Tego zwrotu używamy w oficjalnej korespondencji (wszelkich pismach i podaniach urzędowych), kiedy nie znamy dokładnych danych osobowych adresata dokumentu i gdy nie wiemy, do kogo konkretnie się zwracamy. 

Pewnie sądzisz, że w takim razie można zacząć list motywacyjny po angielsku czy podanie po angielsku od zwrotu Dear Sir or Madam — w końcu to oficjalne dokumenty, a aplikując do pracy, często nie wiesz dokładnie, do kogo kierujesz swoje dokumenty.

Ale… w dobie LinkedIna i w momencie, w którym większość korespondencji związanej z rekrutacją odbywa się w internecie, ten zwrot nie jest najlepszy i może zniechęcić do Ciebie rekrutera czy pracodawcę. Za chwilę dowiesz się, dlaczego i co warto zrobić, żeby uniknąć wpadki już na samym początku procesu rekrutacyjnego. 

Dlaczego nie warto używać zwrotu Dear Sir or Madam w liście motywacyjnym i dokumentach do pracy?

Pamiętaj o tym, że w każdym kraju obowiązują inne standardy rekrutacji, zwyczaje językowe i zasady savoir-vivre’u. To, co w Polsce uznamy za akceptowalne i zgodne z normą, w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i innych krajach anglojęzycznych okaże się albo nietaktem albo rażącym błędem — i dotyczy to również aplikowania do pracy.

CV i list motywacyjny (po angielsku cover letter bądź letter of application) czy też podanie o pracę piszesz po to, żeby zdobyć zatrudnienie. Musisz więc przygotować te dokumenty, tak aby od początku do końca pozytywnie nastawiły do Ciebie odbiorcę i jak najlepiej przedstawiły Twoją kandydaturę.

Dlatego bardzo ważna jest ich forma — również zwroty grzecznościowe, którymi posłużysz się w liście motywacyjnym. Dear Sir or Madam wydaje się intuicyjnym wyborem, ale powinieneś unikać tego wyrażenia i wykorzystać je tylko w sytuacji, kiedy naprawdę nie masz innego wyjścia — a zapewniam Cię, że „wyjść” z tej sytuacji jest bardzo wiele. Najpierw zobacz jednak, dlaczego nie warto zaczynać listu motywacyjnego czy podania o pracę od Dear Sir/Madam. 

Dlaczego lepiej nie zaczynać listu motywacyjnego od Dear Sir or Madam?

1. Jest to bezosobowy zwrot.

Chciałbyś, żeby ktoś zwrócił się do Ciebie per Szanowny Panie/Pani? Wyobraź sobie, jak czuje się rekruter, który otrzymuje dokument zaczynający się od Dear Sir/Madam. Wie, że poszedłeś po linii najmniejszego oporu i nawet nie zadałeś sobie trudu, żeby sprawdzić, z kim korespondujesz. 

2. Zaprezentujesz się jako leniwy i mało zaangażowany kandydat.

Obecnie nie jest specjalnie trudno znaleźć adresata dokumentów rekrutacyjnych — 87% HR managerów regularnie korzysta z LinkedIna, a jeśli tam ich nie ma, możesz poszukać kontaktów na stronach internetowych firmy, do której aplikujesz.

Dlatego, jeśli zdecydujesz się na rozpoczęcie listu motywacyjnego zwrotem Dear Sir or Madam, już na początku pokażesz, że nie zależy Ci na rekrutacji. Albo że wysyłasz te same dokumenty w odpowiedzi na różne oferty pracy — a to jeden z najgorszych błędów, które popełniamy przy przygotowywaniu CV i listu. 

Jeśli zależy Ci na zrobieniu dobrego wrażenia, warto podjąć wysiłek i postarać się znaleźć personalia rekrutera albo pracodawcy. 

3. Dear Sir or Madam może urazić odbiorcę

Ten punkt wiążę się z poprzednimi — bo bezosobowe zwracanie się do odbiorcy może zostać uznane za niegrzeczne. Ponadto nie masz pewności, jakimi zaimkami posługuje się adresat Twojego dokumentu i może nie chcieć być nazywanym ani Sir ani Madam. 

Nie warto już na początku zrażać do siebie odbiorcy, od którego może zależeć Twoja przyszłość zawodowa!

4. Jest to przestarzała fraza.

Przeniesienie wielu relacji, również tych oficjalnych, z realu do virtualu przyniosło rozluźnienie norm grzecznościowych. Dlatego wielu osobom wykorzystanie formalnych zwrotów, takich jak Dear Sir/Madam, może wydać się przesadne i archaiczne — nawet podczas rekrutacji. Zwłaszcza gdy szukasz pracy np. w Stanach Zjednoczonych (lub w amerykańskiej firmie), gdzie ludzie zwyczajowo komunikują się bardziej bezpośrednio niż w Polsce. 

Wiesz już, dlaczego nie powinno się stosować zwrotu Dear Sir or Madam. Teraz pokażę Ci alternatywy, które z pewnością pomogą Ci lepiej zacząć list motywacyjny.

Każdy list motywacyjny stworzony w kreatorze możesz łatwo edytować i dopasować do konkretnej oferty pracy. Podaj nazwę stanowiska i firmy, do której aplikujesz, a narzędzie dostosuje treść za Ciebie. Stwórz profesjonalny list motywacyjny szybciej niż kiedykolwiek i aplikuj o pracę bez straty czasu.

Stwórz list motywacyjny teraz

Stwórz list motywacyjny teraz

Jakich zwrotów użyć zamiast Dear Sir or Madam?

Średnio na jedno stanowisko korporacyjne aplikuje 250 osób. To bardzo dużo dokumentów, które musi przejrzeć rekruter i bardzo dużo kandydatów, których musisz pokonać. Dlatego liczy się absolutnie każdy element Twojego CV i listu motywacyjnego, również „przywitanie”. Zaczynając dokument od Dear Sir or Madam, I am writing in response to the job offer… z pewnością nie zrobisz dobrego pierwszego wrażenia. 

Jak już wiesz, Dear Sir/Madam może zniechęcić rekrutera, dlatego lepiej zapewnić sobie przewagę już na starcie i wybrać inny zwrot.

Oto przykłady, które sprawdzą się lepiej w liście motywacyjnym niż Dear Sir or Madam:

• Dear Ms/Mr [imię lub nazwisko adresata] — czyli Szanowna Pani/Szanowny Panie [nazwisko adresata]. To zwrot, który jest jednocześnie personalny i oficjalny. Nie ryzykujesz więc ani przesadnie kolokwialnego tonu ani bezdusznej anonimowości Dear Sir/Madam. Oczywiście, żeby go użyć, musisz znać dane odbiorcy. Ale w dobie LinkedIna znalezienie ich nie powinno być dużym problemem.

• Dear Dr [imię lub nazwisko adresata] — działa dokładnie tak, jak poprzedni zwrot, tylko z wykorzystaniem tytułu naukowego odbiorcy. 

• Dear [imię i nazwisko adresata] — tutaj pomijamy Ms i Mr, czyli polskie Panie i Pani. Jest to więc bardziej bezpośredni zwrot, ale wciąż bezpieczny, zwłaszcza gdy z imienia i nazwiska nie potrafisz wywnioskować płci odbiorcy lub wiesz, że w firmie, do której aplikujesz, panuje luźna atmosfera i przyjacielska kultura pracy.

• Dear Hiring Manager / Dear HR Manager / Dear Recruiter — świetna alternatywa dla Dear Sir/Madam, która sprawdzi się również, gdy nie znasz dokładnych danych osobowych adresata.

• Dear [stanowisko adresata] — dokładnie tak jak w przykładzie powyżej, zwrot ten możesz wykorzystać, jeśli wysyłasz dokumenty np. do managera zespołu, w którym chciałbyś pracować albo szefa firmy, zamiast do rekrutera.

• Dear Recruitment Team / [nazwa innego działu] Team — gdy adresujesz dokumenty do całego zespołu, a nie konkretnej osoby.

Oczywiście, zwrotów, których możesz użyć we wstępie oficjalnych dokumentów, jest bardzo wiele, i nie wszystkie są równie poprawne i efektywne. Zobacz inne przykłady popularnych sformułowań, których lepiej unikać:

• To Whom It May Concern — tak jak “Dear Sir/Madam” tego zwrotu używa się, gdy nie wiesz, do kogo konkretnie adresujesz dokumenty. Ma przewagę, ponieważ nie wskazuje na płeć, ale jest równie bezosobowy. Możesz go ewentualnie użyć, gdy nie da się znaleźć danych odbiorcy albo piszesz do grupy osób.

• Dear Sirs and Madams — może zostać użyty, gdy piszesz do grupy osób, ale generuje podobne problemy jak Dear Sir or Madam — jest oficjalny, sztywny, bezosobowy i przestarzały. 

• Dear Sir lub Dear Madam — możesz oczywiście znać płeć odbiorcy i zdecydować się na zastosowanie zwrotów Sir i Madam. Ale zawsze lepiej zdecydować się na Dear HR Manager czy Dear Mr [nazwisko] czy Dear Ms [nazwisko]. 

Już wiesz, czym zastąpić Dear Sir/Madam. Przeczytaj jeszcze kilka porad, które pomogą Ci w poprawnym „przywitaniu” się w dokumencie do pracy.

Na co jeszcze zwrócić uwagę przy adresowaniu angielskiego listu motywacyjnego?

Oczywiście odpowiedni zwrot grzecznościowy to tylko początek dobrego listu motywacyjnego. Cały dokument powinien być napisany poprawnie i zgodnie ze standardami rekrutacji w danym kraju oraz dopasowany do oferty pracy. 

Zobacz, o czym jeszcze pamiętać przy przygotowywaniu dokumentów aplikacyjnych:

Poprawnie zakończ list motywacyjny

Zakończenie listu motywacyjnego powinno być spójne z jego początkiem. Zwyczajowo w angielskim, gdy używamy bezosobowego zwrotu grzecznościowego na początku (takiego jak Dear Sir or Madam albo To Whom It May Concern), powinniśmy pożegnać się za pomocą Yours faithfully. 

Natomiast, gdy mamy kierujemy dokument do konkretnego odbiorcy, powinniśmy zakończyć dokument wyrażeniem Yours sincerely.

Zadbaj o poprawność językową dokumentu

Jeśli mimo wszystko chcesz zacząć od Dear Sir/Madam nie pomyl się i nie zamień tego zwrotu na Dear Sir/Madame. Jedna literka, a bardzo wiele zmienia — Madame to słowo z francuskiego i oznacza kobietę zamężną (odpowiednik Mrs). 

Pamiętaj więc żeby przy przypisaniu listu motywacyjnego po angielsku wykorzystać poprawne zwroty. 

Zadbaj o inne formalności

Zanim przywitasz się z adresatem, musisz podać jego i swoje poprawne dane osobowe. Nie wpisuj nieprofesjonalnych adresów e-mail, np. zawierających ksywki czy nicki. Unikaj też zbędnych informacji — odpuść sobie wpisywanie stanu cywilnego czy daty urodzenia (chyba że pracodawca tego wymaga).

Pamiętaj też, że zarówno list motywacyjny, jak i CV powinno być mieć dobre formatowanie — upewnij się, jaka czcionka do dokumentów będzie wyglądać najlepiej (i w liście, i w CV powinna być taka sama), odpowiednio ustaw marginesy i odstępy między wierszami. 

Sam list motywacyjny nie wystarczy

List motywacyjny, nawet krótki, to tylko dodatek do profesjonalnego curriculum vitae. Życiorys zawodowy wciąż jest podstawowym dokumentem rekrutacyjnym. Dlatego najpierw napisz CV i dopiero na jego podstawie przygotuj list czy podanie o pracę. Będziesz wtedy doskonale wiedział jakie atuty z CV podkreślić i jakie osiągnięcia zawodowe najlepiej pokażą Twoją wartość jako kandydata na wybrane stanowisko.

Oczywiście w CV po angielsku również powinieneś wykorzystać odpowiednie zwroty oraz zadbać o jego formę i wygląd.

Pamiętaj o dobrym mailu z CV

Obecnie większość dokumentów aplikacyjnych wysyła się elektronicznie — mailem lub przez formularze z CV i listem na stronach z ofertami pracy. Tutaj również powinieneś używać odpowiednich zwrotów grzecznościowych i wystrzegać się Dear Sir/Madam, a treść wiadomości czy maila z CV powinna przykuć uwagę odbiorcy i zachęcić go do zapoznania się z Twoimi dokumentami. 

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

Stwórz profesjonalne CV teraz!

NIE

TAK

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

Stwórz CV teraz

Masz jeszcze jakieś pytania dotyczące zwrotu Dear Sir or Madam lub szukasz alternatywy? Zostaw komentarz pod artykułem. Chętnie na niego odpowiem i Ci pomogę.

Jak sprawdzamy treści na LiveCareer?

Nasz zespół sprawdził ten artykuł pod kątem zgodności z procesem redakcyjnym LiveCareer.pl. Dzięki temu porady naszych ekspertów są spójne z aktualnymi standardami i trendami w pisaniu CV oraz listów motywacyjnych. Zaufało nam już ponad 10 milionów kandydatów, którym pomogliśmy zdobyć wymarzoną pracę. Przygotowanie każdego z artykułów jest poprzedzone uważną analizą dostępnych raportów i badań, aby nasze treści odpowiadały na aktualne potrzeby rynku pracy.